Rapports et Publications

Observateurs aux audiences - Examen des pratiques régionales - Avril 2006

TABLE DES MATIÈRES

• CONTEXTE
• OBJECTIFS
• MÉTHODE
• RÉSULTATS
• CONCLUSIONS
• RECOMMANDATIONS

CONTEXTE

La Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition stipule que la Commission nationale des libérations conditionnelles (CNLC) doit, aux conditions qu'elle estime indiquées, permettre à une personne qui en fait la demande écrite d'être présente à une audience à titre d'observateur.

Bien que la CNLC fournisse des services aux personnes désireuses d'assister à une audience comme observateurs depuis l'entrée en vigueur de la Loi en 1992, elle n'avait jamais fait d'examen de ses pratiques régionales à cet égard. C'est pourquoi elle a décidé en 2005-2006 de procéder à cet examen, dans le cadre de son plan pluriannuel de vérification interne et d'évaluation, afin de s'assurer de la cohérence des services fournis aux personnes qui demandent d'observer le déroulement d'une audience.

OBJECTIFS

Les objectifs du présent examen étaient les suivants :

1. déterminer s'il y a cohérence à l'échelle nationale pour ce qui est des pratiques de la CNLC en matière de traitement des demandes d'observation d'audience;
2. déterminer s'il y a cohérence à l'échelle nationale en ce qui touche la collecte et la déclaration des données statistiques;
3. définir les indicateurs capables d'assurer une évaluation juste des charges de travail nationale et régionales;
4. relever les pratiques exemplaires.

Les résultats de l'examen ont servi de base à la formulation de recommandations visant à favoriser la cohérence à l'échelle nationale des services fournis aux observateurs par la CNLC.

MÉTHODE

Examen des documents pertinents :

• Paragraphes 140(4) à (6) de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition;
• Statistiques de la CNLC sur les observateurs (2000-2005);
• Politique de la CNLC sur les observateurs aux audiences;
• Fiche d'information de la CNLC sur les observateurs;
• Formulaire intitulé Demande pour assister à une audience;
• Documents, utilisés par les bureaux régionaux de la CNLC, qui touchent au traitement des demandes présentées par des personnes voulant assister à une audience comme observateurs.

Élaboration d'un questionnaire pour les entrevues avec les membres du personnel régional de la CNLC qui sont chargés de traiter les demandes d'observation d'audience. Les questions portaient sur :

• la procédure suivie, depuis la réception de la demande d'observation d'audience jusqu'à la venue de l'observateur à l'audience;
• la formation donnée aux agents régionaux des communications et aux adjoints en communications afin de les aider à accomplir leurs tâches;
• la collecte, le rassemblement et la déclaration des données statistiques qui sont présentées tous les mois à la Division de la mesure du rendement au bureau national;
• la charge de travail engendrée par les demandes d'observation d'audience et les ressources allouées pour exécuter le travail.

Les membres du personnel ont également été invités à suggérer des moyens d'améliorer le processus d'observation d'audience.

En novembre et décembre 2005, il y a eu des entrevues avec les gestionnaires régionaux, Relations avec la collectivité et formation (GRRCF), les agents régionaux des communications (ARC) et les adjoints en communications/commis aux communications (AC) de tous les bureaux régionaux de la CNLC.

RÉSULTATS

1. Procédures de traitement des demandes d'observation d'audience

Responsabilités du personnel

Selon l'information obtenue au cours du présent examen, les régions n'ont pas réparti de la même manière les diverses responsabilités liées au traitement des demandes d'observation d'audience même si elles ont toutes des adjoints en communications (Pacifique, Prairies et Ontario) ou commis aux communications (Québec et Atlantique) et des agents régionaux des communications.

Formulaire de demande

Il y a également des différences entre les régions pour ce qui est du traitement des demandes d'observation d'audience. Par exemple, trois des régions font parvenir une lettre explicative et la fiche d'information sur les observateurs aux personnes qui veulent avoir un formulaire de demande. Les deux autres régions ne joignent pas systématiquement une lettre explicative au formulaire; parfois elles ajoutent simplement la fiche d'information.

Lorsqu'elles reçoivent un formulaire de demande, les cinq régions vérifient si le demandeur a fourni tous les renseignements requis. S'il en manque certains, les ARC téléphonent au demandeur ou lui envoient une lettre (selon la situation) afin de les obtenir. Toutes les régions estiment que la signature du demandeur est essentielle et, par conséquent, elles n'acceptent pas les requêtes soumises par courrier électronique. Une seule région dit faire exception à cette règle dans des cas où les personnes ont déjà été dispensées de subir la vérification de sécurité du SCC.

Attestation de sécurité

En ce qui touche la vérification de sécurité qui doit être faite par le SCC avant qu'un observateur assiste à une audience, il semble que tous les bureaux régionaux de la CNLC procèdent d'une façon similaire. Le personnel de la CNLC envoie une lettre au délinquant, par l'entremise du coordonnateur de la gestion des cas au SCC, afin de l'aviser que des observateurs seront présents à son audience. Par la même occasion, il demande au coordonnateur d'effectuer la vérification de sécurité et d'obtenir du directeur d'établissement l'autorisation de laisser entrer les observateurs. Dans toutes les régions, la vérification de sécurité est demandée une fois que la date de l'audience a été fixée. Il convient de noter que l'attestation de sécurité donnée par le SCC n'est valide que pour l'établissement où a lieu l'audience. Si un observateur désire assister à une audience dans un autre établissement, une autre vérification de sécurité devra être faite par l'autorité compétente de cet établissement. D'après l'information fournie par le personnel des différentes régions de la CNLC, la période de validité de l'attestation de sécurité varie entre six mois et un an, selon l'établissement ou le type de demandeur. Dans une région, par exemple, l'attestation est valide durant un an si l'observateur est un proche du délinquant, mais pendant six mois seulement s'il s'agit d'une victime. Le personnel de la CNLC pense qu'une période de validité de six mois est trop courte et leur occasionne plus de travail.

Signalons un autre manque de cohérence au SCC dans les pratiques relatives à la vérification de sécurité; seules les régions du Pacifique et de l'Atlantique obligent les députés à subir une telle vérification.

La plupart des régions ont dit que le SCC termine le processus de vérification de sécurité à temps et que, généralement, il se montre coopératif. Dans la région du Pacifique, toutefois, le SCC omet régulièrement de communiquer les résultats de la vérification à la CNLC, de sorte que les ARC doivent faire des démarches supplémentaires auprès du SCC afin de les obtenir. Les ARC de la région de l'Ontario ont indiqué qu'en dépit du fait qu'ils envoient la demande au SCC dès que le calendrier des audiences est prêt (habituellement 21 jours avant la séance), la CNLC obtient la confirmation seulement une semaine avant l'audience, ce qui oblige les observateurs à faire leurs préparatifs de voyage à la dernière minute.

Acceptation/refus d'observateurs

Toutes les régions ont dit refuser très peu de demandes d'observation d'audience. Dans la région du Pacifique, le motif de refus le plus fréquent est le manque d'espace, car les salles d'audience y sont petites. Les membres du personnel de cette région ont précisé que, même s'ils disposaient d'une salle plus grande, ils n'autoriseraient pas la présence de plus de huit observateurs par audience. Ils n'accueilleraient pas 30 ou 40 observateurs à une séance ni n'accepteraient de tenir une audience dans un gymnase, comme cela se fait dans d'autres régions, car ils trouvent cela injuste envers le délinquant. Les quatre autres régions ont indiqué que la plupart des refus sont attribuables à des raisons de sécurité, c'est à dire que le demandeur est l'objet d'une accusation en instance ou a un casier judiciaire, ou il est un codélinquant. Toutes les régions informent le demandeur des motifs du refus, le plus souvent par téléphone. La région de l'Ontario envoie une lettre de suivi en plus.

Date limite

La date limite pour accepter une demande d'observation d'audience varie d'un bureau régional à l'autre. Dans la région du Pacifique, on exige un préavis de deux semaines dans la plupart des cas. Les membres du personnel de la région des Prairies affirment être assez souples. Par exemple, les médias peuvent présenter une demande jusqu'à cinq jours avant la date de l'audience. La région de l'Ontario exige ordinairement que les médias l'avisent au moins 15 jours à l'avance, mais, dans une situation urgente, elle accepte une demande soumise cinq jours avant l'audience, ou même deux jours, à la condition que le demandeur ait été préalablement approuvé par le SCC (attestation de sécurité). La région du Québec demande elle aussi un préavis de quinze jours, car le SCC veut qu'on lui laisse une semaine pour faire la vérification de sécurité, ou au moins trois jours si la situation est pressante. Quant à la région de l'Atlantique, elle est très souple et accepte des demandes un jour avant l'audience, pour autant que le SCC autorise l'accès à l'établissement et que le délinquant soit avisé et ne s'oppose pas à la présence de l'observateur. Quoi qu'il en soit, toutes les régions font tout leur possible pour acquiescer à la demande des victimes, pourvu que le SCC puisse faire la vérification de sécurité et que le délinquant puisse être informé à temps.

Proches du délinquant

Il semble que les pratiques diffèrent sensiblement d'une région à l'autre en ce qui a trait aux proches du délinquant qui souhaitent assister à son audience.

Dans les régions du Québec et de l'Ontario, les proches du délinquant qui désirent assister à l'audience doivent présenter une demande formelle pour être acceptés comme observateurs. D'après les membres du personnel interrogés, les commissaires ont voulu qu'il en soit ainsi parce que le SCC permettait la présence d'à peu près n'importe qui à l'audience sans en prévenir la CNLC. Pour les commissaires, c'était une question de sécurité. Dans la région de l'Ontario, le délinquant a le droit d'être accompagné de trois personnes en plus de son assistant. La région du Québec, cependant, autorise la présence de cinq à six membres de la famille. Dans cette région, lorsqu'un seul proche veut assister à l'audience, le SCC fait la vérification de sécurité, mais il ne soumet pas une demande d'observation d'audience à la CNLC; ou encore, si les proches ont déjà obtenu une attestation de sécurité du SCC à titre de visiteurs, le personnel du SCC les invite à venir à l'audience, sans que la CNLC soit informée de la présence de ces observateurs additionnels. La question de la sécurité peut alors se poser si une victime est elle aussi présente.

Dans les régions du Pacifique, des Prairies et de l'Atlantique, on n'exige pas que les proches du délinquant présentent une demande d'observation d'audience. La région du Pacifique demande que le SCC l'informe de la présence de proches d'un délinquant au moins deux semaines à l'avance. Il ne le fait pas toujours, cependant, ce qui cause des problèmes quand l'espace est limité. Il n'est pas rare que des proches se présentent sans avoir été annoncés et soient refusés faute de place.

Dans la région des Prairies, le SCC donne une attestation à trois ou quatre personnes et l'une d'elles est désignée pour être porte-parole. En règle générale, le délinquant indique le nom de son assistant sur un formulaire de la CNLC intitulé Déclaration sur les garanties procédurales. Quant aux autres proches, la CNLC ne connaît habituellement pas leur nom à l'avance. Si la victime est censée assister à l'audience, le personnel de la CNLC communique avec le SCC afin qu'il prenne les mesures de sécurité rendues nécessaires par la présence des deux groupes et qu'il veille à ce que la victime ne soit jamais en contact avec les proches du délinquant.

La région de l'Atlantique accepte jusqu'à six proches du délinquant. Le SCC informe la CNLC à l'avance du nombre de personnes qui assisteront à l'audience. L'ARC en discute ensuite avec les commissaires et appelle au SCC s'il prévoit le moindre problème.

Types d'observateurs

On a également voulu savoir des membres du personnel régional quel type de personnes (p. ex. victimes, étudiants, représentants de médias) présente le plus de demandes d'observation d'audience. Dans trois régions, soit celles du Pacifique, de l'Ontario et des Prairies, les clients les plus fréquents sont les victimes. Dans celles du Québec et de l'Atlantique, ce sont les étudiants. Pour des raisons inconnues, très peu de victimes demandent à assister à une audience dans la région de l'Atlantique. Néanmoins, les régions étaient toutes d'avis que ce sont les demandes des victimes qui nécessitent le plus de travail de la part des ARC.

Suggestions du personnel

Les membres du personnel régional qui ont été interrogés ont fait divers commentaires et suggestions en vue d'améliorer le processus de traitement des demandes initiales. Selon eux, il serait bon :

• qu'il y ait une autorisation générale pour les personnes qui demandent fréquemment à assister à une audience, comme les représentants de médias, les députés et les membres de comités consultatifs de citoyens; cela serait utile et ferait épargner du temps;
• que le SCC détermine une durée fixe pour la validité des attestations de sécurité; on suggère deux ans;
• que la CNLC ait accès à un terminal du Centre d'Information de la Police Canadienne (CIPC) afin qu'elle puisse vérifier si les demandeurs ont un casier judiciaire;
• qu'il existe un manuel de procédures national afin de garantir la cohérence aux niveaux régional et national.

2. Procédures d'accompagnement des observateurs aux audiences

Types d'observateurs accompagnés

Mentionnons d'abord que les observateurs ne sont pas tous accompagnés aux audiences par des membres du personnel régional de la CNLC. Les types d'observateurs qu'on choisit d'accompagner diffèrent d'une région à l'autre.

• Médias : Dans toutes les régions les représentants des médias sont accompagnés, sauf au Québec, où l'on a pour règle de ne pas accompagner les journalistes.
• Étudiants : Dans toutes les régions, sauf dans les Prairies, les étudiants sont accompagnés. Le GRRCF des Prairies juge plus important de concentrer les efforts sur les personnes qui vont transmettre le message, comme les procureurs de la Couronne. À son avis, le mieux est d'offrir aux étudiants qu'un représentant de la CNLC fasse un exposé à leur école ultérieurement.
• Membres de comités consultatifs de citoyens (CCC) : Les membres de ces comités sont accompagnés dans toutes les régions, sauf celle des Prairies où l'on estime qu'ils connaissent très bien le processus et n'ont pas besoin d'avoir des employés de la CNLC à leur côté.
• Policiers et autres intervenants du système de justice pénale : Dans les régions du Pacifique, de l'Ontario, du Québec et de l'Atlantique, ces personnes sont toujours accompagnées par du personnel de la CNLC. Dans celle des Prairies, on décide en fonction de chaque cas. Par exemple, on n'accompagnera pas quelqu'un qui connaît le processus et est un observateur expérimenté.

Les seuls types d'observateurs pour lesquels les cinq régions ont adopté une règle similaire sont les députés et autres personnes de marque de même que les victimes. Toutes les régions ont indiqué que les victimes, en particulier, sont une priorité et que les ARC font tout leur possible pour les accompagner aux audiences. Les députés et autres personnes de marque sont généralement accompagnés par le gestionnaire régional.

Les régions ont des façons différentes de préparer à l'audience les observateurs qui ne peuvent être accompagnés.

Ainsi, en Ontario, on demande au greffier d'audience de remplacer l'ARC et de répondre auxquestions des observateurs, ce qui ne se fait dans aucune autre région.

Dans la région des Prairies, il est impossible d'accompagner tous les observateurs en raison des longues distances et des frais de déplacement. Les ARC s'assurent cependant de renseigner tous les observateurs par téléphone avant l'audience. En outre, ils les invitent à appeler au bureau de la CNLC après avoir assisté à l'audience s'ils ont besoin d'informations supplémentaires. La région des Prairies a cependant indiqué que la plupart des observateurs ne le font pas.

Dans la région du Québec, lorsque les ARC sont dans l'impossibilité d'accompagner une victime à l'audience, ils demandent au coordonnateur de la liaison avec les victimes, au SCC, d'aider celle-ci. Dans la région de l'Atlantique, on accompagne tous les observateurs, sauf ceux de Terre-Neuve-et-Labrador, pour lesquels on fait appel à un agent principal de libération conditionnelle (SCC) de Terre-Neuve. Par contre, les régions du Pacifique, des Prairies et de l'Ontario ont souligné qu'elles ne demanderaient pas à un membre du personnel du SCC de remplir cette tâche dans de telles situations.

Présence de multiples observateurs aux audiences

Une autre question qui a été soulevée concernait le nombre d'accompagnateurs utilisés lorsque les observateurs sont nombreux ou appartiennent à plusieurs catégories. Ici encore, les pratiques régionales sont variées.

Dans la région du Pacifique, si différents types d'observateurs sont attendus à une audience, on affecte un ARC à chaque catégorie. Ainsi, s'il y a trois types d'observateurs – victimes, députés et membres de CCC –, on utilise trois ARC.

Dans les régions des Prairies, de l'Ontario et du Québec, on n'affecte pas un ARC à chaque catégorie d'observateurs, mais on peut faire appel à un deuxième ARC au besoin.

Dans la région de l'Atlantique, si le groupe d'observateurs est nombreux ou se compose de plusieurs catégories de personnes, ou si trois victimes ou plus sont présentes, un autre membre du personnel, le plus souvent le commis aux communications, assiste l'ARC.

Les ARC des diverses régions ont dit souhaiter qu'on fixe un nombre limite d'observateurs par ARC. Ceux d'une des régions ont mentionné qu'il est difficile pour une seule personne de s'occuper efficacement d'un groupe important d'observateurs, par exemple des étudiants. Un ARC d'une autre région s'est rappelé avoir dû accompagner dix observateurs et il a trouvé que c'était bien trop. Certains ARC estimaient qu'un ratio de quatre ou cinq observateurs par ARC était acceptable.

Préparation requise avant l'audience

Les ARC ont également donné des détails sur la façon dont ils se préparent à accompagner des observateurs à une audience. Ceux de la région du Pacifique ont mentionné que, la veille de l'audience, ils se rendent parfois à l'établissement s'il se trouve à proximité du bureau afin de s'assurer que la salle est prête. Si l'établissement n'est pas situé dans les environs, les ARC téléphonent au personnel du SCC et lui demandent de vérifier si tout est correctement en place. En outre, les ARC lisent l'Évaluation en vue d'une décision le soir précédant l'audience afin de prendre connaissance du dossier et d'être ainsi davantage à même de répondre aux questions des victimes. Entre autres, ils informent celles ci de la recommandation du SCC. Ils pensent que cela leur permet de prévoir et de mieux contrôler les réactions des victimes. Qui plus est, dans cette région, le personnel de la CNLC avertit le délinquant avant l'audience de ne pas regarder les observateurs, surtout si ce sont des victimes.

Dans les quatre autres régions, on n'envoie pas d'ARC s'assurer que la salle est prête. Il arrive qu'on téléphone à l'établissement si l'on croit qu'il pourrait y avoir un problème à cet égard. Les ARC de ces régions ne communiquent pas aux victimes la recommandation du SCC concernant la mise en liberté sous condition du délinquant. Pour ce qui est de donner préalablement au délinquant la consigne de s'abstenir de regarder les observateurs, les ARC de ces régions estiment que c'est aux commissaires d'intervenir dans de telles situations. Les ARC pensent toutefois qu'il pourrait être souhaitable d'établir un protocole indiquant aux délinquants comment se conduire durant une audience.

Communication de renseignements aux observateurs avant l'audience

On a demandé aux ARC et aux AC s'ils renseignaient les observateurs sur le processus d'audience au préalable. Toutes les régions ont répondu par l'affirmative. Lorsque cela se fait à l'établissement, cependant, la manière de procéder n'est pas la même partout. Dans les régions du Pacifique, des Prairies, du Québec et de l'Atlantique, tous les observateurs qui sont accompagnés ont une séance d'information sur place alors que, en Ontario, c'est le cas seulement des victimes et des représentants des médias. Des régions ont signalé que les commissaires, lorsque le temps leur permet, passent quelques minutes avec les observateurs pour répondre à certaines de leurs questions.

Les ARC ont mentionné que les questions posées par les observateurs portent principalement sur la manière dont va se dérouler l'audience, les formes de libérations que la Commission sera appelée à considérer et les différentes décisions que les commissaires peuvent rendre au terme de la séance. Lorsque l'observateur est une victime, un membre du personnel de la CNLC lui fait voir la salle avant le début de l'audience et lui montre où il peut s'asseoir, comment entrer dans la pièce et en sortir, etc. Il arrive, dans certaines situations, que l'ARC avertisse la victime que des détails du crime pourraient être discutés pendant la séance.

Les ARC étaient d'avis que tous les observateurs qui le désirent devraient être renseignés avant l'audience, car cela permet de s'assurer qu'ils ont bien compris le processus et qu'ils transmettront le bon message. Les ARC ont cependant reconnu qu'il leur est impossible, en raison des ressources limitées, d'accompagner et de renseigner tous les observateurs.

Entretien avec les observateurs après l'audience

Les ARC se sont également fait demander s'ils rencontraient les observateurs, sur place, après l'audience. Les réponses fournies variaient. Les membres du personnel des régions du Pacifique et de l'Ontario s'entretiennent toujours avec les victimes et les représentants des médias; les ARC de la région du Pacifique ont aussi précisé qu'ils ne rencontrent pas les étudiants. Les ARC des régions des Prairies et de l'Atlantique, pour leur part, font un retour sur l'audience avec tous ceux qu'ils accompagnent. Quant aux ARC du Québec, ils s'entretiennent toujours avec les victimes et souvent avec d'autres types d'observateurs.

Ce que les observateurs veulent avoir comme informations après une audience, ce sont des explications ou des précisions sur ce qui s'est passé durant la séance (le langage spécialisé employé, les divers programmes mentionnés, etc.). Dans les cas où la mise en liberté a été accordée, les observateurs désirent savoir comment le délinquant sera surveillé. Si, par contre, le délinquant demeure incarcéré, ils demandent quelle sera la prochaine étape. Lorsque les observateurs sont des victimes, tout ce qu'ils veulent, souvent, c'est exprimer ce qu'ils ressentent face à ce qu'ils viennent de voir.

Incidence de la présence d'observateurs sur l'audience

Quand on a demandé au personnel si la présence d'observateurs influait sur le déroulement de l'audience, il a répondu qu'il ne croyait pas que cela avait une quelconque incidence sur le résultat de l'audience, mais que la séance durait plus longtemps. En règle générale, les commissaires entrent plus dans le détail et insistent davantage sur les facteurs de risque. Ils sont habituellement plus soucieux de bien expliquer le cas, ce qui allonge le processus. Ils essaient d'éviter d'employer des sigles, et il est plus malaisé pour eux de faire une description précise du crime lorsque des victimes sont présentes. Toutes les régions ont indiqué que, sauf en de rares occasions, les observateurs n'avaient aucunement perturbé l'audience.

Suggestions du personnel

Les GRRCF et les ARC ont également fait des observations en vue d'améliorer les pratiques relatives à l'accompagnement des observateurs :

• Il serait bon qu'il existe un protocole expliquant au délinquant et à ses proches comment se conduire pendant une audience.
• Il faut des salles d'audience plus grandes. Les ARC de la région du Pacifique ont indiqué que des observateurs avaient dû être refusés faute de place. Ils ont déploré que beaucoup de temps ait été inutilement consacré à la préparation de ces personnes pour l'audience.
• Un des membres du personnel régional a commenté à l'effet qu'il était important que les victimes soient accompagnées aux audiences. Selon cette personne, ce service se doit d'être maintenu et devrait être appuyé par une politique de la CNLC, sans quoi nous ne pouvons nous assurer de l'engagement du SCC qui a d'autres priorités. Il a rappelé que toutes les fois où une victime s'adresse initialement au SCC, celui ci renvoie le cas à la CNLC.
• Toutes les régions souhaitent que les salles d'audience aient une meilleure acoustique, car souvent les observateurs arrivent difficilement à entendre les interventions de tous les participants.
• Dans certaines régions, les ARC trouvent souhaitable que le coordonnateur de la liaison avec les victimes, au SCC, soit présent à toutes les audiences/séances d'information auxquelles assistent des victimes afin de répondre aux questions ayant trait aux responsabilités du SCC.
• Une région a signalé que ses commissaires avaient besoin de plus de formation sur la façon de s'y prendre avec les victimes qui observent des audiences.
• Au sujet des agents de sécurité du SCC, qui assistent aux audiences auxquelles des victimes sont présentes, certaines régions ont dit qu'il faudrait leur expliquer ce qu'on attend d'eux. Souvent ils ne savent pas bien quel est leur rôle ou ce qu'ils doivent surveiller, en particulier lorsqu'il y a des proches des victimes et du délinquant. La région du Pacifique a conclu une entente avec le SCC afin qu'un agent de sécurité soit sur place quand une victime est présente, mais souvent ces agents ne sont pas disponibles et l'audience doit être retardée jusqu'à ce que la sécurité puisse être assurée.
• Il devrait y avoir des salles d'attente adéquates pour les observateurs dans les établissements.

3. Questions relatives à la formation

Les ARC de toutes les régions, sauf une, estimaient que la formation qu'ils avaient reçue ne répondait pas à leurs besoins. Elle consistait principalement en de la formation en milieu de travail. Généralement, ce sont le GRRCF et les ARC plus expérimentés qui forment les nouveaux membres du personnel. Vu que les ARC n'ont pas eu de formation structurée ni de lignes directrices sur leurs diverses responsabilités, il y a, ont-ils dit, des différences de vues entre eux sur certaines questions et, par conséquent, ils ne transmettent pas nécessairement les mêmes informations aux nouveaux membres du personnel. Cela accroît le manque de cohérence dans le travail accompli par les ARC, au niveau tant régional que national.

Dans la plupart des régions, les ARC ont souligné qu'on devait leur offrir davantage de formation et permettre à eux tous de la suivre. Ils auraient particulièrement besoin de formation sur les aspects suivants :

• Comment se comporter avec les personnes traumatisées (victimes). Ils aimeraient que la formation soit donnée par des experts des questions touchant les victimes;
• Comment venir à bout des cas difficiles, des personnes hostiles;
• Comment traiter avec les représentants des médias. Les ARC d'une région ont mentionné qu'ils ont parfois affaire à ces personnes, et ils sentent le besoin d'avoir une formation adéquate à cet égard;
• Comment résister à l'usure de compassion. Les ARC ont dit que, même s'ils ne font pas de counseling auprès des victimes, ils entendent souvent parler d'événements tragiques, et que les rapports avec des personnes traumatisées sont très difficiles et épuisants sur le plan psychologique. Ils ont souligné que la direction ne reconnaît pas cet aspect stressant de leur travail et qu'elle n'accorde pas suffisamment d'importance à la composante émotive. Ils ont ajouté qu'ils ne sont pas adéquatement soutenus dans ce domaine.

De leur côté, les ARC de la région de l'Atlantique estimaient que la formation reçue répondait en grande partie à leurs besoins. La plupart d'entre elles occupent leur poste depuis de nombreuses années alors que d'autres ont acquis de l'expérience et des connaissances quand elles ont précédemment exercé les fonctions de greffier d'audience. Les ARC et l'AC de cette région ont également mentionné qu'elles se réunissent toutes les semaines en compagnie de leur gestionnaire pour discuter des cas difficiles et se faire mutuellement part de leurs pratiques exemplaires. Elles considèrent que cette rencontre leur est très utile parce qu'elles y reçoivent du soutien et des conseils.

4. Statistiques

L'une des premières choses qu'on a demandées aux régions à ce propos, c'est si elles pensaient que les données statistiques actuellement recueillies pour le bureau national reflétaient fidèlement leur charge de travail. Toutes ont répondu catégoriquement non. Elles étaient d'avis que le bureau national ne devrait absolument pas se fier à ces statistiques pour mesurer le volume de travail des ARC parce qu'elles ne correspondent pas exactement à ce qu'ils font. Ainsi, les statistiques déclarées n'indiquent pas le temps consacré aux séances d'information, aux déplacements et aux nombreux courriels et appels téléphoniques relatifs aux demandes d'observation d'audience, ni le temps nécessaire pour s'assurer que les salles d'audience sont prêtes. De plus, les informations fournies sont parfois incorrectes à cause d'erreurs humaines. Les statistiques ne montrent pas non plus l'importante quantité de travail accomplie par les ARC pour préparer des observateurs à des audiences qui ont finalement été reportées ou ajournées. En outre, elles ne tiennent pas compte de la participation des ARC à des activités dans la collectivité, c'est à dire des exposés (temps requis pour les préparer et les présenter), ni à la formation des nouveaux commissaires et membres du personnel.

Les entrevues avec les membres du personnel régional ont fait ressortir très clairement d'importantes différences entre les régions pour ce qui est de l'interprétation des formulaires de statistiques et de la déclaration des données au bureau national. Les questions et les problèmes qui ont été soulevés à ce sujet touchent à beaucoup d'aspects.

Toutes les régions ont souligné que la collecte de données leur prend beaucoup de temps, et elles ne sont pas convaincues de la pertinence ou de l'exactitude des données déclarées. Elles ont dit souhaiter un réexamen minutieux de la collecte et de la déclaration des données en question.

5. Charge de travail et ressources allouées

On a demandé aux régions si elles estiment avoir suffisamment de ressources pour répondre rapidement aux demandes d'observation d'audience. Les régions des Prairies, du Québec et de l'Atlantique ont répondu oui, alors que celle du Pacifique a dit qu'elle n'a pas les ressources nécessaires, en dépit du personnel nouvellement attribué, et que le nombre élevé de demandes force les employés à faire des heures supplémentaires. La région de l'Ontario a indiqué que la situation s'est considérablement améliorée grâce aux ressources additionnelles obtenues, mais qu'elle pourrait utiliser un adjoint en communications de plus.

On a ensuite demandé aux régions si les ressources dont elles disposent leur permettent d'accompagner des observateurs aux audiences. Les régions des Prairies, du Québec et de l'Atlantique estimaient que oui, maintenant que leur personnel compte de nouveaux membres. La région du Pacifique a également répondu par l'affirmative, soulignant cependant qu'il arrive aux employés de devoir faire du travail à la maison (lecture des feuilles de décision) pour se préparer aux audiences. La région de l'Ontario a indiqué qu'un ARC accompagne les observateurs chaque fois que c'est possible; selon elle, toutefois, un organisme qui offre un service devrait veiller à ce qu'il soit le même dans tout le pays.

6. Commentaires généraux des membres du personnel régional

• Les ARC ont dit avoir constaté des différences entre eux quant à la façon de traiter les demandes d'observation d'audience et ils souhaiteraient avoir des lignes directrices appropriées sur certaines questions. Par exemple, il est rare que des demandes soient refusées, mais reste que les ARC n'ont pas de lignes directrices claires sur l'interprétation des critères, de sorte que leur application peut différer d'un agent à l'autre.
• Ils déplorent que les ARC des diverses régions n'aient pas l'occasion de se rencontrer. Ils pensent qu'une réunion nationale des ARC leur permettrait d'échanger de l'information sur les pratiques exemplaires et de discuter de situations difficiles, en plus de favoriser un traitement cohérent des demandes d'observation d'audience à l'échelle nationale.
• Les ARC estiment que le site Web de la CNLC devrait être amélioré. Les régions croient que l'affichage de photos de salles d'audience et d'établissements serait un bon outil, mais cela n'a pas encore été fait.
• La région du Québec trouve qu'il n'y a pas assez d'observateurs aux audiences tenues sur son territoire et qu'il y aurait lieu de présenter davantage d'exposés au public afin d'encourager la présence de divers types d'observateurs, comme des intervenants du système de justice pénale. Il faudrait également inciter les enseignants à accompagner les étudiants. Les ARC de cette région pensent également qu'il faudrait accompagner les représentants des médias afin de s'assurer qu'ils transmettront le bon message au public.
• Certains ARC de la région de l'Ontario craignent pour leur sécurité quand des audiences ont lieu au bureau. Ils ont souligné que leur région est la seule à permettre cette pratique.
• Certains ARC sont d'avis que la vidéoconférence serait beaucoup moins intimidante pour les victimes qui désirent assister à une audience.

CONCLUSIONS

Cohérence à l'échelle nationale des pratiques de la CNLC en matière de traitement des demandes d'observation d'audience

• Il semble que toutes les régions traitent rapidement les demandes d'observation d'audience. Elles font tout leur possible pour acquiescer à ces demandes, surtout si elles proviennent de victimes, et ce, même lorsque la demande est soumise très peu de temps avant la date de l'audience.
• Il y a des différences, au niveau tant régional que national, dans la manière dont les demandes d'observation d'audience sont traitées. Cela est fait avec soin partout, mais le service fourni peut varier d'une région à l'autre, et même parfois d'un membre du personnel à l'autre.
• Le processus de vérification de sécurité que le SCC doit appliquer avant qu'un observateur puisse entrer dans un établissement semble varier selon la région, et même selon l'établissement. À l'échelle nationale, le SCC se montre généralement coopératif pour ce qui est d'effectuer les vérifications de sécurité en temps voulu. Dans une région, cependant, le SCC omet régulièrement de communiquer les résultats des vérifications à la CNLC, de sorte que celle ci doit entreprendre des démarches additionnelles afin de les obtenir. Les autres questions soulevées au sujet des vérifications de sécurité ont trait à la durée de la validité des attestations du SCC et aux différences entre les régions quant aux types de personnes qui doivent subir une telle vérification.
• Les régions ont des vues et des pratiques différentes concernant le nombre d'observateurs autorisés à assister à une même audience. Par exemple, certaines acceptent autant d'observateurs que la salle peut en contenir, alors qu'une région a mentionné qu'elle n'en accepterait jamais plus que huit même s'il y avait de la place pour un nombre plus élevé. Il y aurait lieu de discuter de l'opportunité de fixer un nombre limite d'observateurs afin de clarifier la question.
• Les régions n'appliquent pas toutes la même règle à l'égard des proches du délinquant qui veulent assister à l'audience. Seulement deux des bureaux régionaux exigent que ceux ci soumettent une demande officielle d'observation d'audience. Dans les autres régions, il arrive que les commissaires n'apprennent qu'à la toute dernière minute que des personnes additionnelles assisteront à l'audience. L'attestation de sécurité que les proches des délinquants obtiennent du SCC vaut seulement pour la présence à l'établissement. Il doit appartenir à la CNLC de décider qui pourra assister à l'audience. En outre, comme le dit la section 9.3 du Manuel des politiques de la CNLC, les personnes qui veulent assister à une audience doivent en faire la demande suffisamment à l'avance de sorte que la CNLC puisse prendre une décision éclairée concernant l'autorisation demandée. L'approbation de certains observateurs à la dernière minute pourrait engendrer des problèmes imprévus, comme de possibles tensions entre les victimes et les proches du délinquant. Qui plus est, s'il manque de place dans la salle, les commissaires et les membres du personnel sont contraints de déterminer à la dernière minute quelles personnes seront autorisées à assister à l'audience, et cela pourrait parfois causer des frictions et/ou retarder la séance.
• Les bureaux régionaux n'exigent pas tous les mêmes préavis des personnes désireuses d'assister à une audience comme observateurs. La politique de la CNLC sur cette question n'est pas claire et indique le préavis exigé uniquement pour les demandes provenant de médias.
• Le nombre de proches du délinquant qui sont autorisés à être présents à l'audience diffère également d'une région à l'autre. Il varie entre trois et six, mis à part l'assistant.
• Parmi les différents types de personnes qui demandent à observer le déroulement d'une audience, les victimes sont celles qui exigent le plus de travail de la part des ARC. La CNLC a pris un engagement particulier à l'égard de ce groupe et les membres du personnel régional font tout leur possible pour toujours fournir aux victimes un service et un soutien de haute qualité. L'une des améliorations qui pourraient être apportées au processus d'observation d'audience est la création d'un formulaire de demande expressément pour les victimes sur lequel figureraient les divers services que la CNLC leur offre, à savoir la possibilité de s'inscrire comme victime, de faire une demande pour assister à une audience, de consulter le registre des décisions et de présenter une déclaration pendant une audience. On estime qu'un tel formulaire éliminerait le double emploi et rendrait le processus plus convivial pour les victimes.
• Les pratiques régionales concernant l'accompagnement des observateurs aux audiences par des membres du personnel ne sont pas cohérentes, de sorte qu'un type donné d'observateurs aura un service différent selon la région à laquelle il a affaire. Ainsi, dans toutes les régions sauf une, les journalistes sont toujours accompagnés d'un membre du personnel, lequel répond à leurs questions sur le processus d'audience ou de décision de la CNLC afin qu'ils comprennent correctement le rôle et les responsabilités de celle ci dans le cas à l'étude et qu'ils puissent transmettre de l'information exacte au public.
• Il existe des différences considérables entre les régions en ce qui touche la communication d'information aux observateurs avant et après l'audience. Certaines régions renseignent tous les observateurs accompagnés de membres du personnel tandis que d'autres le font pour seulement certains types d'observateurs.
• Les bureaux régionaux ont des façons différentes de fournir un appui aux observateurs que leur personnel ne peut accompagner aux audiences. Par exemple, l'une des régions demande au greffier d'aider ces observateurs et de répondre à leurs questions alors que les autres régions n'imposent pas cette responsabilité à leurs greffiers. Une autre région communique avec tous les observateurs qu'elle ne pourra accompagner, avant l'audience, afin de les renseigner sur la manière dont celle-ci se déroulera. Une autre, enfin, fait accompagner ces observateurs par un agent de libération conditionnelle du SCC.
• On note également des différences pour ce qui est du nombre de membres du personnel qui accompagnent les observateurs à une audience lorsque ceux ci appartiennent à diverses catégories (p. ex. victimes, étudiants, députés), ou qu'il s'agit d'un grand nombre d'observateurs d'une même catégorie (p. ex. plusieurs étudiants). Dans une région, s'il y a trois types d'observateurs, on affecte un ARC à chaque catégorie. Dans trois autres régions, s'il y a plus qu'un type d'observateurs, on fait appel à un deuxième ARC, alors que, dans une autre région, c'est le commis aux communications qui accompagne et vient en aide à l'ARC.
• Il semble qu'il y ait trop d'observateurs pour un seul ARC parfois, de sorte que ces personnes ne peuvent être aidés efficacement. Il a été suggéré de limiter à quatre ou cinq le nombre d'observateurs par ARC.
• L'absence de manuel de procédures national concernant les observateurs entraîne vraisemblablement des incohérences et des différences dans la manière dont les divers bureaux régionaux traitent les demandes.
• Les ARC et les AC de toutes les régions ont dit avoir besoin, pour être plus efficaces, que le bureau national leur donne davantage de formation ou de directives sur un certain nombre d'aspects.
• La grande majorité des ARC et des AC ont souligné que le fait d'avoir fréquemment affaire à des personnes traumatisées et d'écouter des victimes raconter les drames qu'elles ont vécus est épuisant sur le plan psychologique. Selon eux, la direction ne semble pas reconnaître le caractère stressant et exténuant de leurs rapports avec les victimes. Ils estiment qu'on n'accorde pas suffisamment d'importance à la composante émotive de leur travail et qu'on ne leur donne pas le soutien dont ils ont besoin.

Cohérence à l'échelle nationale en ce qui touche la collecte et la déclaration des données statistiques

• Les données statistiques qui sont actuellement recueillies et déclarées par les bureaux régionaux sont inexactes. Cette situation est attribuable à un certain nombre de facteurs. Par exemple, il semble que l'interprétation à donner aux éléments figurant sur le formulaire de statistiques ne soit pas claire. Cela a entraîné d'importantes différences dans la manière dont les éléments sont compris, enregistrés puis déclarés. De plus, les membres du personnel régional ont dit avoir de la difficulté à comprendre ce que le bureau national cherche véritablement à savoir au moyen de ces statistiques. Un autre facteur qui influe sur l'exactitude des données fournies est le fait que l'information n'est pas systématiquement enregistrée. En outre, la tâche étant exécutée manuellement, il y a inévitablement des erreurs.
• Les données statistiques actuellement recueillies ne reflètent pas fidèlement les diverses tâches liées au traitement des demandes d'observation d'audience. Elles ne peuvent donc servir à évaluer la charge de travail des régions et à définir les besoins en ressources.

Indicateurs capables d'assurer une évaluation juste des charges de travail nationale et régionales

• Vu que les pratiques diffèrent d'une région à l'autre et qu'il y a de nombreux points à clarifier, il est impossible pour l'instant de proposer des indicateurs capables d'assurer une évaluation adéquate des charges de travail nationale et régionales.

Pratiques exemplaires

• Les ARC et l'AC de la région de l'Atlantique se réunissent chaque semaine en compagnie de leur gestionnaire afin de discuter des cas difficiles, d'obtenir les directives et le soutien dont ils ont besoin et de se faire mutuellement part de leurs pratiques exemplaires. Ils trouvent ces réunions très utiles, voire nécessaires.
• En obligeant les proches des délinquants désireux d'assister à l'audience à soumettre une demande officielle comme les observateurs, la CNLC peut davantage déterminer elle-même, et savoir d'avance, combien de personnes et lesquelles seront présentes et ainsi éviter les situations inattendues.

RECOMMANDATIONS

• Afin que les régions soient mieux guidées et que la CNLC donne un service plus cohérent aux personnes voulant assister à des audiences comme observateurs, il est recommandé :
  • de revoir la politique sur les observateurs;
  • d'élaborer un manuel de procédures national;
  • d'améliorer la communication entre les régions et le bureau national;
  • d'envisager de tenir chaque année une rencontre nationale réunissant tous les GRRCF, les ARC et les AC.
• Diverses questions ont été soulevées à propos de la vérification de sécurité qui doit être effectuée avant qu'un observateur puisse entrer dans un établissement pour assister à une audience. Bien que cette vérification soit une responsabilité du SCC, les pratiques s'y rapportant ont une incidence sur la charge de travail de la CNLC. C'est pourquoi il serait bon que cette dernière discute avec les personnes compétentes au SCC afin de résoudre les questions en jeu.
• Certaines des différences observées dans le service fourni aux observateurs semblent être attribuables à un manque de formation. La grande majorité des membres du personnel interrogés ont exprimé très clairement le souhait d'avoir une formation plus ciblée sur un certain nombre de sujets. Il est donc recommandé que des séances de formation appropriées soient offertes à tous les membres du personnel qui ont affaire à des observateurs afin qu'ils aient les outils nécessaires pour remplir leurs fonctions et ainsi maintenir ou améliorer la qualité du service fourni.
• Étant donné les différences qui existent entre les régions au chapitre de l'interprétation, la collecte et de la déclaration des données, il est recommandé de clarifier ces questions avant d'établir des indicateurs pour mesurer les charges de travail nationale et régionales.